档案数字化

人事档案建立和归档整理方法

1.

鉴别

归档时限：自材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

2.

分类

3.

排序

确定排序方法，具体有两种：

4.

编写页码

每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔对每份材料编写类号和页码。

5.

页码编写时注意事项：

6.

编目

分类、排序完成以后，档案材料从实体上来说就已经形成了一个体系，编目就是要把这种体系体现出来。卷内目录置于一卷之首，是档案内容的纲目和查阅的索引。

人事档案管理的三个步骤

人事档案管理的步骤：

1、材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

2、检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

3、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对。

4、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

5、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

人事档案管理方法和技巧

1、首先应当明确员工档案中应当放置的内容：劳动合同、员工身份信息表、入职制度培训考试表、公司制度发布签收表、劳动合同续签通知书、体检报告、违规违纪处罚单、转正申请、辞职报告等;

2、其次需要明确员工档案建立、调阅、销毁的制度：应在员工入职公司一个月内建立档案，调阅的级别不应低于中层领导一级且应当有HR在场，非公司需要不得复制其中内容，销毁员工档案应在该员工离开公司两年后;

3、对员工档案进行编号，人数较多可以按照部门进行分大类，再根据年份分小类

人事档案管理规定

一、档案保管制度：

1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

二、档案保密制度：

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。